คู่มือระบบบัญชี
คู่มือสำหรับผู้ใช้งานภายในองค์กร

วิธีใช้งานระบบบัญชี ตั้งแต่เข้าสู่ระบบจนถึงปิดงวด

หน้านี้สรุปขั้นตอนการทำงานหลักของระบบบัญชีที่พัฒนาขึ้นใช้งานภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานทุกแผนกเข้าใจวิธีบันทึกรายการ ขออนุมัติ และดึงรายงาน ได้โดยไม่ต้องถามฝ่ายบัญชีทุกครั้ง

05
ขั้นตอนหลักในการใช้งาน
06
ฟังก์ชันที่ควรรู้จัก
ก–จ
โมดูลของระบบ
ภาพรวม

ระบบแบ่งออกเป็น 5 โมดูล

แต่ละโมดูลทำหน้าที่ต่างกันและมักผูกสิทธิ์การเข้าถึงแยกกัน หากไม่เห็นเมนูใดในบัญชีผู้ใช้ของคุณ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอสิทธิ์เพิ่ม

แดชบอร์ด

สรุปยอดรับ-จ่าย คงเหลือ และรายการที่รอดำเนินการของคุณ

บันทึกรายรับ-รายจ่าย

บันทึกธุรกรรมประจำวันพร้อมแนบเอกสารอ้างอิง

ใบแจ้งหนี้ / ใบเสร็จ

ออกเอกสารให้ลูกค้าและติดตามสถานะการชำระเงิน

รายงานทางการเงิน

ดึงรายงานตามช่วงเวลา เพื่อกระทบยอดและปิดงวด

ผู้ใช้งานและสิทธิ์

กำหนดว่าใครเห็นข้อมูลใด และใครมีสิทธิ์อนุมัติ

ขั้นตอน

ใช้งานระบบทีละขั้นตอน

ลำดับด้านล่างคือเส้นทางการทำงานทั่วไปของรายการหนึ่งรายการ ตั้งแต่เข้าสู่ระบบจนถึงปรากฏในรายงาน

01

เข้าสู่ระบบ

ใช้อีเมลและรหัสผ่านที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ หากลืมรหัสผ่าน ให้กดลิงก์ "ลืมรหัสผ่าน" หน้าจอเข้าสู่ระบบ ระบบจะส่งลิงก์ตั้งรหัสใหม่ไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้

อย่าใช้บัญชีเดียวกันหลายคน ทุกการบันทึกจะอ้างอิงจากผู้ใช้ที่ล็อกอินอยู่
02

บันทึกรายการรับ-จ่าย

เลือกประเภทบัญชีที่เกี่ยวข้อง กรอกจำนวนเงินและรายละเอียด แนบไฟล์เอกสารอ้างอิง (ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี) แล้วเลือก "บันทึกร่าง" หากยังไม่พร้อมยืนยัน หรือ "ยืนยันรายการ" เมื่อข้อมูลครบถ้วน

รายการที่ยืนยันแล้วจะแก้ไขเองไม่ได้ ต้องขอให้ฝ่ายบัญชีปรับปรุงรายการแทน
03

สร้างและส่งใบแจ้งหนี้

เลือกลูกค้าจากรายชื่อ หรือเพิ่มลูกค้าใหม่ ระบุรายการสินค้า/บริการ และวันครบกำหนดชำระ ก่อนกดส่งให้ลูกค้าโดยตรงหรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์

04

ขอและให้การอนุมัติ

รายการที่มีมูลค่าเกินวงเงินที่กำหนดจะถูกส่งเข้าคิวอนุมัติโดยอัตโนมัติ ตามลำดับสายงาน ผู้อนุมัติจะเห็นรายการในเมนู "รออนุมัติ" และสามารถอนุมัติหรือตีกลับพร้อมระบุเหตุผลได้

05

ดูรายงานและปิดงวดบัญชี

เลือกช่วงเวลาที่ต้องการในเมนูรายงาน เพื่อกระทบยอดกับบัญชีธนาคาร เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้ปิดงวด หลังจากนั้นรายการในงวดนั้นจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข

ฟังก์ชัน

ฟังก์ชันหลักที่ควรรู้จัก

บัญชีแยกประเภท

ดูความเคลื่อนไหวของแต่ละบัญชีย้อนหลัง พร้อมยอดยกมาและยอดคงเหลือ

การแนบเอกสาร

แนบไฟล์ PDF หรือรูปภาพประกอบทุกรายการ เพื่อใช้อ้างอิงตอนตรวจสอบ

การแจ้งเตือน

รับแจ้งเตือนเมื่อมีรายการรออนุมัติ ใบแจ้งหนี้ใกล้ครบกำหนด หรือถูกตีกลับ

ประวัติการทำรายการ

ทุกการแก้ไขถูกบันทึกไว้พร้อมชื่อผู้ทำรายการและเวลา ตรวจสอบย้อนหลังได้

สิทธิ์การใช้งาน

ผู้ดูแลระบบกำหนดได้ว่าแต่ละคนดู บันทึก หรืออนุมัติรายการใดได้บ้าง

ส่งออกข้อมูล

ดาวน์โหลดรายงานเป็นไฟล์ตารางคำนวณ เพื่อใช้งานต่อนอกระบบได้

เรื่องความปลอดภัยที่ต้องระวัง

อย่าแชร์รหัสผ่านกับผู้อื่นไม่ว่ากรณีใด และออกจากระบบทุกครั้งหลังใช้งาน โดยเฉพาะบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานร่วมกัน

คำถาม

คำถามที่พบบ่อย

ลืมรหัสผ่านต้องทำอย่างไร
กดลิงก์ "ลืมรหัสผ่าน" ที่หน้าจอเข้าสู่ระบบ แล้วทำตามขั้นตอนในอีเมลที่ได้รับ หากไม่ได้รับอีเมลภายใน 15 นาที ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านล่าง
บันทึกรายการผิดแล้วยืนยันไปแล้ว แก้ไขได้หรือไม่
แก้ไขเองไม่ได้ ต้องแจ้งฝ่ายบัญชีให้ปรับปรุงรายการให้ เพื่อให้ประวัติการแก้ไขถูกบันทึกไว้อย่างถูกต้อง
ใครเป็นผู้อนุมัติรายการของฉัน
ระบบจะส่งรายการไปยังหัวหน้าสายงานของผู้บันทึกโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบสายอนุมัติของตนเองได้ที่เมนูผู้ใช้งานและสิทธิ์
ขอสิทธิ์การใช้งานเพิ่มเติมได้อย่างไร
ส่งคำขอผ่านฝ่ายสนับสนุนระบบ พร้อมระบุเมนูที่ต้องการและเหตุผล ผู้ดูแลระบบจะเป็นผู้พิจารณาอนุมัติสิทธิ์
ดูข้อมูลย้อนหลังได้กี่ปี
ระบบเก็บข้อมูลรายการและรายงานย้อนหลังไว้ในเมนูรายงาน หากต้องการข้อมูลนอกช่วงที่ระบบแสดง ให้ติดต่อฝ่ายบัญชีเพื่อขอไฟล์สำรอง