หน้านี้สรุปขั้นตอนการทำงานหลักของระบบบัญชีที่พัฒนาขึ้นใช้งานภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานทุกแผนกเข้าใจวิธีบันทึกรายการ ขออนุมัติ และดึงรายงาน ได้โดยไม่ต้องถามฝ่ายบัญชีทุกครั้ง
แต่ละโมดูลทำหน้าที่ต่างกันและมักผูกสิทธิ์การเข้าถึงแยกกัน หากไม่เห็นเมนูใดในบัญชีผู้ใช้ของคุณ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอสิทธิ์เพิ่ม
สรุปยอดรับ-จ่าย คงเหลือ และรายการที่รอดำเนินการของคุณ
บันทึกธุรกรรมประจำวันพร้อมแนบเอกสารอ้างอิง
ออกเอกสารให้ลูกค้าและติดตามสถานะการชำระเงิน
ดึงรายงานตามช่วงเวลา เพื่อกระทบยอดและปิดงวด
กำหนดว่าใครเห็นข้อมูลใด และใครมีสิทธิ์อนุมัติ
ลำดับด้านล่างคือเส้นทางการทำงานทั่วไปของรายการหนึ่งรายการ ตั้งแต่เข้าสู่ระบบจนถึงปรากฏในรายงาน
ใช้อีเมลและรหัสผ่านที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ หากลืมรหัสผ่าน ให้กดลิงก์ "ลืมรหัสผ่าน" หน้าจอเข้าสู่ระบบ ระบบจะส่งลิงก์ตั้งรหัสใหม่ไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้
เลือกประเภทบัญชีที่เกี่ยวข้อง กรอกจำนวนเงินและรายละเอียด แนบไฟล์เอกสารอ้างอิง (ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี) แล้วเลือก "บันทึกร่าง" หากยังไม่พร้อมยืนยัน หรือ "ยืนยันรายการ" เมื่อข้อมูลครบถ้วน
เลือกลูกค้าจากรายชื่อ หรือเพิ่มลูกค้าใหม่ ระบุรายการสินค้า/บริการ และวันครบกำหนดชำระ ก่อนกดส่งให้ลูกค้าโดยตรงหรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์
รายการที่มีมูลค่าเกินวงเงินที่กำหนดจะถูกส่งเข้าคิวอนุมัติโดยอัตโนมัติ ตามลำดับสายงาน ผู้อนุมัติจะเห็นรายการในเมนู "รออนุมัติ" และสามารถอนุมัติหรือตีกลับพร้อมระบุเหตุผลได้
เลือกช่วงเวลาที่ต้องการในเมนูรายงาน เพื่อกระทบยอดกับบัญชีธนาคาร เมื่อข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้ปิดงวด หลังจากนั้นรายการในงวดนั้นจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข
ดูความเคลื่อนไหวของแต่ละบัญชีย้อนหลัง พร้อมยอดยกมาและยอดคงเหลือ
แนบไฟล์ PDF หรือรูปภาพประกอบทุกรายการ เพื่อใช้อ้างอิงตอนตรวจสอบ
รับแจ้งเตือนเมื่อมีรายการรออนุมัติ ใบแจ้งหนี้ใกล้ครบกำหนด หรือถูกตีกลับ
ทุกการแก้ไขถูกบันทึกไว้พร้อมชื่อผู้ทำรายการและเวลา ตรวจสอบย้อนหลังได้
ผู้ดูแลระบบกำหนดได้ว่าแต่ละคนดู บันทึก หรืออนุมัติรายการใดได้บ้าง
ดาวน์โหลดรายงานเป็นไฟล์ตารางคำนวณ เพื่อใช้งานต่อนอกระบบได้
อย่าแชร์รหัสผ่านกับผู้อื่นไม่ว่ากรณีใด และออกจากระบบทุกครั้งหลังใช้งาน โดยเฉพาะบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานร่วมกัน